SharePoint Workflows: Quick Steps en approvals

Inleiding: Waarom dit belangrijk is

Bedrijfsprocessen in Microsoft 365 moeten steeds vaker snel, controleerbaar en eenvoudig aanpasbaar zijn—zonder dat elk team Power Automate-experts hoeft te worden. De nieuwste updates voor SharePoint-automatisering van Microsoft zijn bedoeld om frictie te verminderen door automatisering direct in SharePoint-contentervaringen (bestanden, lijsten en bibliotheken) in te bedden en deze af te stemmen op Teams. Voor IT-beheerders betekent dit meer self-service-automatisering met waarborgen, en een duidelijker pad om governance op schaal te brengen naarmate AI-gedreven ervaringen zich uitbreiden.

Wat is er nieuw

1) Uniforme Workflows in SharePoint en Teams

Microsoft vernieuwt de Workflows-ervaring zodat gebruikers workflows direct in context kunnen ontdekken, maken en beheren—of ze nu werken in een SharePoint-bibliotheek/lijst of in Teams.

Belangrijkste mogelijkheden:

• Eén enkele, consistente Workflows-UI in SharePoint en de Teams Workflows app
• Workflow-sjablonen ontworpen voor veelvoorkomende SharePoint-scenario’s, met vooraf bekende site-/lijst-/bibliotheekcontext
• Optie om vanaf nul te bouwen om triggers/actions handmatig te selecteren, met de mogelijkheid om verder uit te breiden in Power Automate

Beschikbaarheid: Begin februari voor gebruikers met SharePoint Targeted Release (en via de Teams Workflows app).

2) Begeleide workflowcreatie in “Mad-Lib”-stijl

In plaats van te beginnen met een leeg canvas, worden gebruikers begeleid via gestructureerde prompts met vooraf ingevulde, contextbewuste standaardwaarden (sites, bibliotheken, lijsten). Dit verkort de configuratietijd en maakt automatiseringen eenvoudiger te onderhouden—vooral voor terugkerende scenario’s zoals reviews, notificaties en vervolgtaken.

3) Quick steps: lichte automatisering direct in rasterweergave

Quick steps voegen actieknoppen toe aan rasterweergaven van lijsten/bibliotheken om vooraf gedefinieerde logica uit te voeren op geselecteerde items—zonder custom code, JSON-opmaak of complexe configuratie.

Voorbeelden zijn onder meer:

• Bestanden verplaatsen naar een vooraf gedefinieerde map
• Een e-mail opstellen aan gebruikers in een Person/Group-kolom
• Metadata bijwerken (choice-/text-kolommen)
• Geselecteerde bestanden vertalen naar een vooraf ingestelde taal
• Acties tonen/verbergen op basis van voorwaarden (status, metadata, content type)

Beschikbaarheid: Targeted Release nu; algemene beschikbaarheid in februari voor alle lijsten en bibliotheken.

4) Verbeteringen in ingebouwde approvals

Approvals kunnen worden ingeschakeld met één enkele schakelaar (zonder aparte flowcreatie) en omvatten nu:

• Standaardgoedkeurders (vooraf ingesteld)
• Geordende approvals in meerdere fasen voor gestructureerde volgordes
• Tracking in context met zichtbaarheid in SharePoint en de Teams Approvals app

5) Forms voor gestructureerde intake (bestanden + metadata)

SharePoint Forms helpen inzendingen te standaardiseren door bestanden en vereiste metadata vooraf te verzamelen, wat de betrouwbaarheid van downstream-automatisering en governance verbetert. Forms kunnen content naar de juiste bibliotheek/lijst leiden met consistente metadata om workflows of approvals automatisch te activeren.

Impact voor IT-beheerders

• Meer self-service-automatisering voor zakelijke gebruikers, waardoor de afhankelijkheid van centrale IT voor veelvoorkomende processen afneemt.
• Governance wordt belangrijker: sjablonen, quick steps en approvals kunnen zich snel vermenigvuldigen—aandacht voor lifecycle, eigenaarschap en auditing is daarom belangrijk.
• Betere gereedheid voor AI-ervaringen: consistente vastlegging van metadata en automatisering in context ondersteunen toekomstige Copilot-/agent-scenario’s.

Aanbevolen volgende stappen

• Valideer de uitrolplanning met gebruikers van Targeted Release en bereid communicatie/training voor bibliotheekeigenaren voor.
• Beoordeel Power Automate- en SharePoint-governance (wie workflows/quick steps mag maken, omgevingsbeleid, DLP en connectorcontroles).
• Start een pilot met Quick steps in bibliotheken met hoge volumes (bijv. HR, Finance, Legal) waar herhaalbare metadata-acties en routering gebruikelijk zijn.
• Standaardiseer intake met Forms om de kwaliteit van metadata te verbeteren voordat workflow-/approvals-automatisering verder wordt uitgebreid.