SharePoint formulieren voor documentgeneratie preview

Introductie

Microsoft breidt de documentbeheerfunctionaliteit van SharePoint uit met een nieuwe previewfunctie: gestructureerde documentgeneratie met formulieren. Voor IT-teams en eigenaren van bedrijfsprocessen is dit relevant omdat het een no-code manier biedt om documentcreatie te standaardiseren voor veelvoorkomende scenario’s zoals contracten, HR-brieven, rapporten en compliance-records—terwijl alles binnen Microsoft 365 beheerd blijft.

Wat is nieuw

Deze preview stelt organisaties in staat om gestructureerde documenten rechtstreeks te genereren vanuit formulierinzendingen.

Belangrijkste mogelijkheden

• Maak documentsjablonen op basis van formulieren om consistente invoergegevens te verzamelen.
• Gebruik AI-ondersteunde sjablooninstelling in Word om velden te detecteren en herbruikbare formulieren te bouwen zonder maatwerkontwikkeling.
• Genereer automatisch documenten op basis van ingediende formuliergegevens, terwijl goedgekeurde structuur, opmaak en vereiste inhoud behouden blijven.
• Deel formulierlinks intern zodat medewerkers gegevens kunnen indienen en documentcreatie kunnen activeren.
• Sla documenten standaard op in SharePoint met ondersteuning voor bestaande machtigingen, metadata, retentie en sensitivity labeling.

Native Microsoft 365-integratie

• Opgeslagen in SharePoint: Documenten blijven binnen uw bestaande grenzen voor contentbeheer en governance.
• Geïntegreerd met Word: Het opstellen van sjablonen en documentgeneratie zijn ingebouwd in vertrouwde Microsoft-tools.
• Verbonden met gestructureerde data: Output blijft consistent voor vervolgworkflows en compliance-processen.

Waarom dit belangrijk is voor IT-beheerders

Deze functie richt zich op een veelvoorkomend knelpunt: inconsistente documentcreatie tussen afdelingen. In plaats van te vertrouwen op handmatig kopiëren en plakken, ad-hocsjablonen of AI-tools van derden, kunnen organisaties documentworkflows met hoge waarde standaardiseren binnen Microsoft 365.

Voor beheerders zijn de belangrijkste voordelen:

• Minder verspreiding van documenten op onbeheerde locaties
• Betere consistentie in bedrijfskritische documenten
• Verbeterde governance via opslag en labeling in SharePoint
• Minder afhankelijkheid van maatwerkworkflows of externe tooling

Typische use cases zijn onder meer:

• HR: Aanbiedingsbrieven, onboardingpakketten, kennisgevingen over arbeidsvoorwaarden
• Juridisch en compliance: Overeenkomsten, contracten, auditrapporten
• Operations: Projectrapporten, statements of work, gestandaardiseerde opleveringen

Licenties en previewdetails

Microsoft merkt op dat een Microsoft 365 Copilot-licentie vereist is om formulieren en workflows te bouwen, maar dat eindgebruikers Copilot niet nodig hebben om documenten te genereren vanuit een bestaande sjabloon.

De functie is beschikbaar voor tenants die deelnemen aan de AI in SharePoint public preview.

Volgende stappen

IT-beheerders en SharePoint-beheerders zouden het volgende moeten doen:

• Bekijk de Microsoft Learn-documentatie voor ondersteunde previewscenario’s
• Schakel de AI in SharePoint public preview in voor hun tenant als die nog niet is ingeschakeld
• Identificeer herhaalbare documentprocessen die kunnen profiteren van generatie op basis van sjablonen
• Valideer governance-, retentie- en sensitivity labeling-gedrag in testbibliotheken
• Verzamel feedback van business teams vóór bredere uitrol

Deze preview markeert een praktische stap richting meer gestructureerde, geautomatiseerde documentworkflows in Microsoft 365—vooral voor organisaties die SharePoint en Word al standaard inzetten.