{{SharePoint 自動化更新: ワークフローと承認の新機能}}

はじめに: なぜ重要なのか

Microsoft 365 の業務プロセスには、Power Automate の専門知識がすべてのチームに求められなくても、迅速で監査可能かつ柔軟に改善できることがますます期待されています。Microsoft による最新の SharePoint 自動化更新は、ファイル、リスト、ライブラリといった SharePoint のコンテンツ体験に自動化を直接組み込み、さらに Teams と連携させることで、その摩擦を減らすことを目的としています。IT 管理者にとっては、ガードレール付きのセルフサービス自動化をより多く実現でき、AI 主導の体験が拡大する中でもガバナンスをスケールさせるための道筋がより明確になります。

新機能

1) SharePoint と Teams をまたぐ統一 Workflows

Microsoft は Workflows エクスペリエンスを刷新し、ユーザーが SharePoint のライブラリ/リストでも Teams でも、状況に応じた場所から直接ワークフローを見つけ、作成し、管理できるようにしています。

主な機能:

• SharePoint と Teams Workflows app 全体で 単一かつ一貫した Workflows UI
• サイト/リスト/ライブラリのコンテキストをあらかじめ認識した、一般的な SharePoint シナリオ向けの テンプレート駆動型ワークフロー
• トリガー/アクションを手動で選択でき、さらに Power Automate で拡張可能な 一から作成するオプション

提供時期: SharePoint Targeted Release ユーザー向けに 2 月上旬から開始（Teams Workflows app 経由でも利用可能）。

2) ガイド付きの「Mad-Lib」形式ワークフロー作成

空白のキャンバスから始める代わりに、ユーザーは構造化されたプロンプトに沿って作成を進められ、サイト、ライブラリ、リストなどのコンテキストに応じた既定値があらかじめ入力されます。これにより設定時間が短縮され、レビュー、通知、フォローアップ タスクなどの繰り返し発生するシナリオで、自動化の保守も容易になります。

3) Quick steps: グリッド ビューで直接使える軽量自動化

Quick steps は、選択したアイテムに対して事前定義されたロジックを実行する アクション ボタン を、リスト/ライブラリのグリッド ビューに追加します。カスタム コード、JSON 書式設定、複雑な構成は不要です。

例:

• ファイルを事前定義済みフォルダーへ移動
• Person/Group 列のユーザー宛てにメールを作成
• メタデータを更新（choice/text 列）
• 選択したファイルを事前設定した言語に翻訳
• 条件に基づいてアクションを表示/非表示（状態、メタデータ、コンテンツ タイプ）

提供状況: 現在は Targeted Release で利用可能。2 月に一般提供として、すべてのリストとライブラリに展開予定です。

4) 組み込み承認の強化

承認は 単一のトグル で有効化できるようになり（個別のフロー作成は不要）、以下が追加されました。

• 既定の承認者（事前設定可能）
• 構造化された順序で進められる 順次・多段階承認
• SharePoint と Teams Approvals app の両方で可視化される コンテキスト内追跡

5) 構造化された受付のための Forms（ファイル + メタデータ）

SharePoint Forms は、ファイルと必須メタデータを最初に収集することで提出を標準化し、後続の自動化の信頼性とガバナンスを向上させます。Forms は、適切なライブラリ/リストにコンテンツをルーティングし、一貫したメタデータを付与することで、ワークフローや承認を自動的にトリガーできます。

IT 管理者への影響

• ビジネス ユーザー向けのセルフサービス自動化が拡大し、一般的なプロセスで中央 IT への依存を軽減できます。
• ガバナンスの重要性がさらに高まります。テンプレート、Quick steps、承認は急速に増える可能性があるため、ライフサイクル、所有者、監査を検討する必要があります。
• AI 体験への備えが向上します。一貫したメタデータ収集とコンテキスト内自動化は、将来の Copilot/agent シナリオを支えます。

推奨される次のステップ

• Targeted Release ユーザーで展開時期を確認し、ライブラリ所有者向けの周知とトレーニングを準備する。
• Power Automate と SharePoint のガバナンス を見直す（誰がワークフロー/Quick steps を作成できるか、環境ポリシー、DLP、コネクタ制御）。
• 繰り返し可能なメタデータ操作やルーティングが多い高頻度ライブラリ（例: HR、Finance、Legal）で Quick steps を試験導入する。
• Forms を使って受付を標準化し、ワークフロー/承認の自動化を拡大する前にメタデータ品質を改善する。