{{SharePoint 構造化ドキュメント生成プレビュー概要}}
概要
Microsoft は、フォームを使用した構造化ドキュメント生成の SharePoint プレビューを発表しました。これにより、組織は no-code テンプレートと Word の AI 支援フィールド検出を通じて、契約書、人事通知、コンプライアンス記録などの標準化文書を作成できます。既存の権限、メタデータ、保持、秘密度ラベルを含む SharePoint のガバナンス フレームワーク内でファイルを管理したまま、ドキュメント作成を自動化できる点が重要です。
{{## はじめに Microsoft は、フォームを使用した構造化ドキュメント生成という新しいプレビュー機能により、SharePoint のドキュメント管理機能を拡張しています。IT チームや業務プロセスの担当者にとって、これは契約書、人事通知、レポート、コンプライアンス記録といった一般的なシナリオ向けのドキュメント作成を標準化する no-code の方法を提供し、すべてを Microsoft 365 内でガバナンスを維持したまま管理できることを意味します。
新機能
このプレビューにより、組織はフォーム送信から直接、構造化されたドキュメントを生成できます。
主な機能
- フォームを基盤にしたドキュメント テンプレートを作成し、一貫した入力データを収集
- Word の AI 支援テンプレート設定を使用してフィールドを検出し、カスタム開発なしで再利用可能なフォームを構築
- 送信されたフォーム データからドキュメントを自動生成し、承認済みの構造、書式、必須コンテンツを維持
- フォーム リンクを社内共有し、従業員がデータを送信してドキュメント生成を開始可能
- ドキュメントを SharePoint にネイティブ保存し、既存の権限、メタデータ、保持、秘密度ラベルをサポート
Microsoft 365 とのネイティブ統合
- SharePoint に保存: ドキュメントは既存のコンテンツ管理およびガバナンスの範囲内に保持されます。
- Word と統合: テンプレート作成とドキュメント生成は、使い慣れた Microsoft ツールに組み込まれています。
- 構造化データと接続: 出力の一貫性を保ち、後続のワークフローやコンプライアンス プロセスに対応します。
IT 管理者にとって重要な理由
この機能は、部門間でドキュメント作成に一貫性がないという一般的な課題に対応します。手作業でのコピー アンド ペースト、その場しのぎのテンプレート、サードパーティ製 AI ツールに依存する代わりに、組織は Microsoft 365 内で重要なドキュメント ワークフローを標準化できます。
管理者にとっての主なメリットは次のとおりです。
- 管理されていない保存場所へのドキュメント拡散を削減
- 業務上重要なドキュメント全体で一貫性を向上
- SharePoint での保存とラベル付けによるガバナンス強化
- カスタム ワークフローや外部ツールへの依存を低減
代表的なユース ケースは次のとおりです。
- HR: オファー レター、オンボーディング資料、福利厚生通知
- 法務およびコンプライアンス: 契約、契約書、監査レポート
- 運用: プロジェクト レポート、作業明細書、標準化された成果物
ライセンスとプレビューの詳細
Microsoft は、フォームとワークフローの作成には Microsoft 365 Copilot ライセンスが必要である一方、既存テンプレートからドキュメントを生成するエンド ユーザーに Copilot は不要であると説明しています。
この機能は、AI in SharePoint public preview に参加しているテナントで利用できます。
次のステップ
IT 管理者と SharePoint 管理者は、次の対応を検討してください。
- サポートされるプレビュー シナリオについて Microsoft Learn のドキュメントを確認する
- まだ有効化していない場合は、テナントで AI in SharePoint public preview を有効にする
- テンプレート化された生成の恩恵を受けられる反復可能なドキュメント プロセスを特定する
- テスト ライブラリでガバナンス、保持、秘密度ラベルの動作を検証する
- より広範な展開の前に業務部門からフィードバックを収集する
このプレビューは、Microsoft 365 における、より構造化され自動化されたドキュメント ワークフローに向けた実用的な一歩を示しています。特に、すでに SharePoint と Word を標準採用している組織にとって有益です。}}
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