SharePoint

SharePoint automazione: workflow unificati e Quick Steps

3 min di lettura

Riepilogo

Microsoft is updating SharePoint automation with a unified Workflows experience across SharePoint and Teams, plus guided template-based creation designed to simplify common file, list, and library processes. This matters because it makes automation more accessible for business users while giving IT administrators clearer governance and a more scalable path for managing self-service automation in Microsoft 365.

Hai bisogno di aiuto con SharePoint?Parla con un esperto

Introduzione: perché è importante

I processi aziendali in Microsoft 365 sono sempre più chiamati a essere rapidi, verificabili e facili da evolvere—senza richiedere che ogni team diventi esperto di Power Automate. Gli ultimi aggiornamenti di Microsoft sull’automazione in SharePoint puntano a ridurre gli attriti incorporando l’automazione direttamente nelle esperienze dei contenuti di SharePoint (file, elenchi e raccolte) e allineandole con Teams. Per gli amministratori IT, questo significa più automazione self-service con guardrail e un percorso più chiaro per scalare la governance man mano che si espandono le esperienze guidate dall’AI.

Novità

1) Workflows unificati tra SharePoint e Teams

Microsoft sta rinnovando l’esperienza Workflows affinché gli utenti possano individuare, creare e gestire workflow direttamente nel contesto—in una raccolta/un elenco di SharePoint oppure in Teams.

Funzionalità principali:

  • Un’unica UI di Workflows coerente in SharePoint e nell’app Teams Workflows
  • Workflow basati su modelli progettati per scenari SharePoint comuni, già consapevoli del contesto di sito/elenco/raccolta
  • Opzione di creazione da zero per selezionare manualmente trigger/azioni, con la possibilità di estendere ulteriormente in Power Automate

Disponibilità: inizio febbraio per gli utenti SharePoint Targeted Release (e tramite l’app Teams Workflows).

2) Creazione guidata dei workflow in stile “Mad-Lib”

Invece di partire da una tela bianca, gli utenti vengono guidati tramite prompt strutturati con valori predefiniti sensibili al contesto (siti, raccolte, elenchi) già precompilati. Questo riduce i tempi di configurazione e rende le automazioni più facili da mantenere—soprattutto per scenari ricorrenti come revisioni, notifiche e attività di follow-up.

3) Quick steps: automazione leggera direttamente nella visualizzazione griglia

I Quick steps aggiungono pulsanti di azione alle visualizzazioni griglia di elenchi/raccolte per eseguire logiche predefinite sugli elementi selezionati—senza codice personalizzato, formattazione JSON o configurazioni complesse.

Esempi:

  • Spostare file in una cartella predefinita
  • Comporre un’email agli utenti in una colonna Person/Group
  • Aggiornare metadati (colonne choice/text)
  • Tradurre i file selezionati in una lingua preimpostata
  • Mostrare/nascondere azioni in base a condizioni (stato, metadati, content type)

Disponibilità: Targeted Release ora; disponibilità generale a febbraio per tutti gli elenchi e le raccolte.

4) Miglioramenti alle approvazioni integrate

Le approvazioni possono essere abilitate con un singolo toggle (senza creare un flow separato) e ora includono:

  • Approvatori predefiniti (impostati in anticipo)
  • Approvazioni ordinate e multi-stage per una sequenza strutturata
  • Tracciamento nel contesto con visibilità in SharePoint e nell’app Teams Approvals

5) Forms per un intake strutturato (file + metadati)

Le Forms di SharePoint aiutano a standardizzare gli invii raccogliendo fin dall’inizio file e metadati obbligatori, migliorando l’affidabilità dell’automazione a valle e la governance. Le Forms possono instradare i contenuti nella raccolta/elenco corretto con metadati coerenti per attivare automaticamente workflow o approvazioni.

Impatto per gli amministratori IT

  • Più automazione self-service per gli utenti business, riducendo la dipendenza dall’IT centrale per i processi comuni.
  • La governance diventa più importante: modelli, quick steps e approvazioni possono moltiplicarsi rapidamente—considerate ciclo di vita, ownership e auditing.
  • Migliore preparazione per le esperienze AI: la raccolta coerente dei metadati e l’automazione nel contesto supportano futuri scenari Copilot/agent.

Prossimi passi consigliati

  • Verificare le tempistiche di rollout con gli utenti Targeted Release e preparare comunicazioni/formazione per i proprietari delle raccolte.
  • Rivedere la governance di Power Automate e SharePoint (chi può creare workflows/quick steps, criteri degli ambienti, DLP e controlli sui connector).
  • Avviare un pilot dei Quick steps in raccolte ad alto volume (ad es. HR, Finance, Legal) dove sono comuni azioni ripetibili sui metadati e routing.
  • Standardizzare l’intake usando Forms per migliorare la qualità dei metadati prima di estendere l’automazione di workflow/approvazioni.

Hai bisogno di aiuto con SharePoint?

I nostri esperti possono aiutarti a implementare e ottimizzare le tue soluzioni Microsoft.

Parla con un esperto

Resta aggiornato sulle tecnologie Microsoft

Leggi l'articolo originale di John_Mighell
SharePointPower Automateworkflowsapprovalsautomation

Articoli correlati

SharePoint

SharePoint: anteprima generazione documenti con moduli

Microsoft ha annunciato in anteprima per SharePoint una nuova funzione di generazione strutturata dei documenti tramite moduli, che permette di creare documenti standardizzati senza codice a partire dai dati inviati dagli utenti. La novità è rilevante perché semplifica processi come contratti, lettere HR e report, mantenendo al tempo stesso governance, permessi, metadati e criteri di conformità all’interno di Microsoft 365.

SharePoint

SharePoint Agentic AI Page Creation and Page as Code

Microsoft has introduced agentic SharePoint page authoring, a new AI approach that treats page creation like “page as code” using JSON schemas, targeted diffs, and validation instead of rewriting entire pages from prompts. This matters because it promises more predictable, controllable, and enterprise-safe page generation at scale, with Microsoft reporting strong evaluation results and improved quality over earlier AI methods.

SharePoint

SharePoint SPFx Intranet Solutions for Microsoft 365

In a new SharePoint Partner Showcase, Intelligent Decisioning (ID Live) demonstrates how it builds native, secure intranet and document management solutions on SharePoint Online using the SharePoint Framework (SPFx). The episode highlights products like Mercury Intranet, MegaNav, and docCentrum, showing why SPFx-based extensions matter for organizations that want richer Microsoft 365 experiences without giving up platform security, compliance, and administrative control.

SharePoint

SharePoint 25 anni: il messaggio Microsoft nell’era AI

Nel celebrare i 25 anni di SharePoint, Microsoft ribadisce che la piattaforma resta un pilastro di Microsoft 365 per la gestione della conoscenza, la collaborazione e la governance dei contenuti aziendali. Il messaggio conta soprattutto nell’era dell’AI, perché la qualità, la struttura e la sicurezza delle informazioni archiviate in SharePoint influenzano direttamente quanto bene strumenti intelligenti e utenti possano trovare, riutilizzare e valorizzare il sapere organizzativo.

SharePoint

AI in SharePoint Preview: siti, pagine e governance

Microsoft ha annunciato la public preview di AI in SharePoint, introducendo un’esperienza conversazionale che permette di creare e migliorare pagine, librerie ed elenchi tramite linguaggio naturale, con rollout progressivo nelle prossime settimane. La novità è importante perché trasforma SharePoint in una piattaforma più orientata all’“intent-to-solution”, semplificando la produzione di contenuti e metadati utili anche per Copilot e workflow, ma mantenendo al centro i controlli di governance necessari per un’adozione AI sicura.

SharePoint

SharePoint Embedded per modernizzare app ECM/DMS

L’articolo spiega come SharePoint Embedded si proponga come base moderna per aggiornare applicazioni ECM/DMS legacy, offrendo un servizio API-first su Azure che porta i documenti dentro il perimetro di Microsoft 365 senza dover sostituire le app esistenti. Questo conta perché rende i contenuti più accessibili a Copilot e alle funzionalità di collaborazione, sicurezza, conformità e governance di Microsoft 365 e Purview, aiutando le aziende a superare le “isole di contenuti” che frenano l’adozione dell’AI.