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Automatisation SharePoint : workflows unifiés et Forms

3 min de lecture

Résumé

Microsoft met à jour l’automatisation SharePoint avec une expérience Workflows unifiée entre SharePoint et Teams, incluant des modèles prêts à l’emploi et une création simplifiée directement depuis les listes, bibliothèques et fichiers. Cette évolution est importante car elle facilite l’automatisation en libre-service tout en aidant les équipes IT à mieux gouverner, standardiser et faire évoluer les processus métier dans Microsoft 365.

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Introduction: Pourquoi c’est important

Les processus métier dans Microsoft 365 doivent de plus en plus être rapides, auditables et faciles à faire évoluer—sans exiger que chaque équipe devienne experte Power Automate. Les dernières mises à jour d’automatisation SharePoint de Microsoft visent à réduire les frictions en intégrant l’automatisation directement dans les expériences de contenu SharePoint (fichiers, listes et bibliothèques) et en les alignant avec Teams. Pour les administrateurs IT, cela se traduit par davantage d’automatisation en libre-service avec des garde-fous, et une trajectoire plus claire pour faire évoluer la gouvernance à mesure que les expériences pilotées par l’IA se développent.

Quoi de neuf

1) Workflows unifiés entre SharePoint et Teams

Microsoft actualise l’expérience Workflows afin que les utilisateurs puissent découvrir, créer et gérer des workflows directement dans le contexte—qu’ils travaillent dans une bibliothèque/liste SharePoint ou dans Teams.

Fonctionnalités clés :

  • Une interface Workflows unique et cohérente dans SharePoint et l’application Teams Workflows
  • Workflows basés sur des modèles conçus pour des scénarios SharePoint courants, préconfigurés avec le contexte site/liste/bibliothèque
  • Option de création à partir de zéro pour sélectionner manuellement les déclencheurs/actions, avec la possibilité d’aller plus loin dans Power Automate

Disponibilité : Début février pour les utilisateurs SharePoint Targeted Release (et via l’application Teams Workflows).

2) Création guidée de workflows façon « Mad-Lib »

Au lieu de partir d’une page blanche, les utilisateurs sont guidés via des invites structurées avec des valeurs par défaut sensibles au contexte (sites, bibliothèques, listes) préremplies. Cela réduit le temps de configuration et rend les automatisations plus faciles à maintenir—en particulier pour des scénarios récurrents comme les revues, les notifications et les tâches de suivi.

3) Quick steps : automatisation légère directement en affichage grille

Quick steps ajoute des boutons d’action aux affichages grille des listes/bibliothèques pour exécuter une logique prédéfinie sur les éléments sélectionnés—sans code personnalisé, sans mise en forme JSON et sans configuration complexe.

Exemples :

  • Déplacer des fichiers vers un dossier prédéfini
  • Rédiger un e-mail aux utilisateurs d’une colonne Person/Group
  • Mettre à jour des métadonnées (colonnes choix/texte)
  • Traduire les fichiers sélectionnés vers une langue prédéfinie
  • Afficher/masquer des actions selon des conditions (statut, métadonnées, type de contenu)

Disponibilité : Targeted Release dès maintenant ; disponibilité générale en février sur toutes les listes et bibliothèques.

4) Améliorations des approbations intégrées

Les approbations peuvent être activées via un simple interrupteur (sans création de flux séparé) et incluent désormais :

  • Approbateurs par défaut (définis en amont)
  • Approbations ordonnées, multi-étapes pour un séquencement structuré
  • Suivi dans le contexte avec visibilité dans SharePoint et l’application Teams Approvals

5) Forms pour une saisie structurée (fichiers + métadonnées)

SharePoint Forms aide à standardiser les soumissions en collectant les fichiers et les métadonnées requises dès le départ, améliorant la fiabilité de l’automatisation en aval et la gouvernance. Forms peut acheminer le contenu vers la bonne bibliothèque/liste avec des métadonnées cohérentes afin de déclencher automatiquement des workflows ou des approbations.

Impact pour les administrateurs IT

  • Davantage d’automatisation en libre-service pour les utilisateurs métier, réduisant la dépendance vis-à-vis de l’IT central pour les processus courants.
  • La gouvernance devient plus importante : modèles, quick steps et approbations peuvent se multiplier rapidement—prévoyez le cycle de vie, la responsabilité et l’audit.
  • Meilleure préparation aux expériences IA : la collecte cohérente des métadonnées et l’automatisation dans le contexte soutiennent les futurs scénarios Copilot/agent.

Prochaines étapes recommandées

  • Valider le calendrier de déploiement avec les utilisateurs Targeted Release et préparer la communication/la formation pour les propriétaires de bibliothèques.
  • Revoir la gouvernance Power Automate et SharePoint (qui peut créer des workflows/quick steps, politiques d’environnement, DLP et contrôles des connecteurs).
  • Piloter Quick steps dans des bibliothèques à fort volume (par ex. RH, Finance, Juridique) où les actions de métadonnées répétables et le routage sont fréquents.
  • Standardiser la saisie via Forms pour améliorer la qualité des métadonnées avant d’étendre l’automatisation des workflows/approbations.

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Lire l'article original de John_Mighell
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