SharePoint : génération de documents par formulaires

Introduction

Microsoft étend les capacités de gestion documentaire de SharePoint avec une nouvelle fonctionnalité en préversion : la génération de documents structurés avec des formulaires. Pour les équipes IT et les responsables des processus métier, cela est important car cette fonctionnalité offre un moyen sans code de standardiser la création de documents pour des scénarios courants comme les contrats, les courriers RH, les rapports et les dossiers de conformité, tout en maintenant l’ensemble sous gouvernance au sein de Microsoft 365.

Nouveautés

Cette préversion permet aux organisations de générer des documents structurés directement à partir des soumissions de formulaires.

Fonctionnalités clés

• Créer des modèles de documents alimentés par des formulaires pour recueillir des données d’entrée cohérentes.
• Utiliser une configuration de modèle assistée par l’IA dans Word pour détecter les champs et créer des formulaires réutilisables sans développement personnalisé.
• Générer automatiquement des documents à partir des données de formulaire soumises tout en préservant la structure approuvée, la mise en forme et le contenu requis.
• Partager des liens de formulaire en interne afin que les employés puissent soumettre des données et déclencher la création de documents.
• Stocker les documents nativement dans SharePoint avec prise en charge des autorisations existantes, des métadonnées, de la rétention et du marquage de sensibilité.

Intégration native à Microsoft 365

• Stockés dans SharePoint : les documents restent dans les limites existantes de gestion de contenu et de gouvernance.
• Intégrés à Word : la création de modèles et la génération de documents sont intégrées à des outils Microsoft familiers.
• Connectés à des données structurées : les résultats conservent leur cohérence pour les workflows en aval et les processus de conformité.

Pourquoi c’est important pour les administrateurs IT

Cette fonctionnalité cible un point de friction courant : la création incohérente de documents entre les différents services. Au lieu de s’appuyer sur le copier-coller manuel, des modèles ad hoc ou des outils d’IA tiers, les organisations peuvent standardiser des workflows documentaires à forte valeur ajoutée dans Microsoft 365.

Pour les administrateurs, les principaux avantages incluent :

• Réduction de la prolifération de documents dans des emplacements non gérés
• Meilleure cohérence des documents critiques pour l’activité
• Gouvernance renforcée grâce au stockage et au marquage dans SharePoint
• Dépendance réduite aux workflows personnalisés ou aux outils externes

Les cas d’usage typiques incluent :

• RH : lettres d’offre, packs d’intégration, notifications relatives aux avantages
• Juridique et conformité : accords, contrats, rapports d’audit
• Opérations : rapports de projet, statements of work, livrables standardisés

Détails sur les licences et la préversion

Microsoft indique qu’une licence Microsoft 365 Copilot est requise pour créer des formulaires et des workflows, mais que les utilisateurs finaux n’ont pas besoin de Copilot pour générer des documents à partir d’un modèle existant.

La fonctionnalité est disponible pour les tenants participant à la préversion publique AI in SharePoint.

Étapes suivantes

Les administrateurs IT et les administrateurs SharePoint devraient :

• Consulter la documentation Microsoft Learn pour les scénarios de préversion pris en charge
• Activer la préversion publique AI in SharePoint pour leur tenant si ce n’est pas déjà fait
• Identifier les processus documentaires répétables qui pourraient bénéficier d’une génération basée sur des modèles
• Valider le comportement de la gouvernance, de la rétention et du marquage de sensibilité dans des bibliothèques de test
• Recueillir les retours des équipes métier avant un déploiement plus large

Cette préversion marque une étape concrète vers des workflows documentaires plus structurés et automatisés dans Microsoft 365, en particulier pour les organisations qui standardisent déjà leurs usages sur SharePoint et Word.