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SharePoint-Automatisierung: neue Workflows & Quick Steps

3 Min. Lesezeit

Zusammenfassung

Microsoft erweitert die SharePoint-Automatisierung mit einer einheitlichen Workflows-Oberfläche in SharePoint und Teams, vorlagenbasierten Abläufen sowie einer geführten Erstellung, damit Fachbereiche Workflows einfacher direkt im Arbeitskontext aufsetzen können. Das ist wichtig, weil Unternehmen so mehr Self-Service bei Prozessen ermöglichen, Governance und Auditierbarkeit verbessern und Automatisierung in Microsoft 365 schneller und skalierbarer ausrollen können.

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Einführung: Warum das wichtig ist

Geschäftsprozesse in Microsoft 365 sollen zunehmend schnell, auditierbar und leicht weiterentwickelbar sein – ohne dass jedes Team zu Power Automate-Experten werden muss. Microsofts neueste Updates zur SharePoint-Automatisierung sollen Reibung reduzieren, indem Automatisierung direkt in SharePoint-Content-Erlebnisse (Dateien, Listen und Bibliotheken) eingebettet und mit Teams ausgerichtet wird. Für IT-Admins bedeutet das mehr Self-Service-Automatisierung mit Leitplanken – und einen klareren Weg, Governance im großen Maßstab umzusetzen, während KI-getriebene Erlebnisse wachsen.

Was ist neu

1) Vereinheitlichte Workflows in SharePoint und Teams

Microsoft überarbeitet die Workflows-Umgebung, damit Benutzer Workflows direkt im Kontext finden, erstellen und verwalten können – unabhängig davon, ob sie in einer SharePoint-Bibliothek/-Liste oder in Teams arbeiten.

Wichtige Funktionen:

  • Eine einzige, konsistente Workflows-UI in SharePoint und in der Teams Workflows-App
  • Vorlagenbasierte Workflows, entwickelt für gängige SharePoint-Szenarien, mit bereits berücksichtigtem Site-/Listen-/Bibliothekskontext
  • Option „von Grund auf erstellen“, um Trigger/Aktionen manuell auszuwählen, mit der Möglichkeit zur weiteren Erweiterung in Power Automate

Verfügbarkeit: Anfang Februar für SharePoint Targeted Release-Benutzer (und über die Teams Workflows-App).

2) Geführte Workflow-Erstellung im „Mad-Lib“-Stil

Statt mit einer leeren Fläche zu beginnen, werden Benutzer durch strukturierte Eingabeaufforderungen mit kontextabhängigen Standardwerten geführt (Sites, Bibliotheken, Listen werden vorausgefüllt). Das reduziert die Einrichtungszeit und macht Automatisierungen leichter wartbar – insbesondere für wiederkehrende Szenarien wie Reviews, Benachrichtigungen und Follow-up-Aufgaben.

3) Quick steps: leichtgewichtige Automatisierung direkt in der Rasteransicht

Quick steps fügen Listen-/Bibliotheks-Rasteransichten Aktionsschaltflächen hinzu, um vordefinierte Logik auf ausgewählte Elemente auszuführen – ohne benutzerdefinierten Code, JSON-Formatierung oder komplexe Konfiguration.

Beispiele:

  • Dateien in einen vordefinierten Ordner verschieben
  • Eine E-Mail an Benutzer in einer Person/Group-Spalte verfassen
  • Metadaten aktualisieren (Choice-/Text-Spalten)
  • Ausgewählte Dateien in eine voreingestellte Sprache übersetzen
  • Aktionen basierend auf Bedingungen ein-/ausblenden (Status, Metadaten, Content Type)

Verfügbarkeit: Jetzt in Targeted Release; allgemeine Verfügbarkeit im Februar für alle Listen und Bibliotheken.

4) Erweiterungen für integrierte Genehmigungen

Genehmigungen können mit einem einzigen Schalter aktiviert werden (keine separate Flow-Erstellung) und umfassen jetzt:

  • Standard-Genehmiger (vorab festgelegt)
  • Geordnete, mehrstufige Genehmigungen für eine strukturierte Sequenzierung
  • Nachverfolgung im Kontext mit Sichtbarkeit in SharePoint und in der Teams Approvals-App

5) Forms für strukturierte Erfassung (Dateien + Metadaten)

SharePoint Forms helfen, Einreichungen zu standardisieren, indem Dateien und erforderliche Metadaten von Beginn an erfasst werden – das verbessert die Zuverlässigkeit nachgelagerter Automatisierung und die Governance. Forms können Inhalte in die richtige Bibliothek/Liste leiten, mit konsistenten Metadaten, um Workflows oder Genehmigungen automatisch auszulösen.

Auswirkungen für IT-Administratoren

  • Mehr Self-Service-Automatisierung für Fachanwender, wodurch die Abhängigkeit von zentraler IT für gängige Prozesse sinkt.
  • Governance wird wichtiger: Vorlagen, Quick steps und Genehmigungen können sich schnell vervielfachen – berücksichtigen Sie Lifecycle, Ownership und Auditing.
  • Bessere Vorbereitung auf KI-Erlebnisse: konsistente Metadatenerfassung und Automatisierung im Kontext unterstützen zukünftige Copilot-/Agent-Szenarien.

Empfohlene nächste Schritte

  • Rollout-Zeitplan mit Targeted Release-Benutzern validieren und Kommunikation/Schulungen für Bibliotheksbesitzer vorbereiten.
  • Power Automate- und SharePoint-Governance überprüfen (wer Workflows/Quick steps erstellen darf, Environment-Policies, DLP und Connector-Kontrollen).
  • Quick steps in Bibliotheken mit hohem Volumen pilotieren (z. B. HR, Finance, Legal), in denen wiederholbare Metadatenaktionen und Routing häufig sind.
  • Erfassung über Forms standardisieren, um die Metadatenqualität zu verbessern, bevor Workflows-/Genehmigungsautomatisierung ausgeweitet wird.

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