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SharePoint Formulare für strukturierte Dokumente

3 Min. Lesezeit

Zusammenfassung

Microsoft bringt in SharePoint eine Preview für formularbasierte, strukturierte Dokumentenerstellung, mit der Unternehmen Dokumente wie Verträge, HR-Schreiben oder Compliance-Unterlagen ohne Programmierung standardisiert erzeugen können. Wichtig ist das vor allem, weil die Lösung nativ in Microsoft 365 integriert ist: Formulare und Word-Vorlagen lassen sich KI-gestützt erstellen, erzeugte Dokumente werden direkt in SharePoint gespeichert und bleiben damit unter bestehenden Regeln für Berechtigungen, Metadaten, Aufbewahrung und Sensitivity Labels.

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Einführung

Microsoft erweitert die Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint um eine neue Preview-Funktion: strukturierte Dokumentenerstellung mit Formularen. Für IT-Teams und Verantwortliche für Geschäftsprozesse ist das relevant, weil es eine No-Code-Möglichkeit bietet, die Dokumentenerstellung für gängige Szenarien wie Verträge, HR-Schreiben, Berichte und Compliance-Dokumente zu standardisieren – und dabei alles innerhalb von Microsoft 365 verwaltet bleibt.

Was ist neu?

Diese Preview ermöglicht es Organisationen, strukturierte Dokumente direkt aus Formularübermittlungen zu generieren.

Zentrale Funktionen

  • Dokumentvorlagen erstellen, die auf Formularen basieren, um konsistente Eingabedaten zu erfassen.
  • KI-gestützte Vorlageneinrichtung in Word verwenden, um Felder zu erkennen und wiederverwendbare Formulare ohne kundenspezifische Entwicklung zu erstellen.
  • Dokumente automatisch generieren aus übermittelten Formulardaten, wobei freigegebene Struktur, Formatierung und erforderliche Inhalte erhalten bleiben.
  • Formularlinks intern teilen, damit Mitarbeitende Daten übermitteln und die Dokumentenerstellung auslösen können.
  • Dokumente nativ in SharePoint speichern mit Unterstützung für bestehende Berechtigungen, Metadaten, Aufbewahrung und Sensitivity Labeling.

Native Microsoft 365-Integration

  • In SharePoint gespeichert: Dokumente bleiben innerhalb Ihrer bestehenden Grenzen für Content Management und Governance.
  • In Word integriert: Vorlagenerstellung und Dokumentengenerierung sind in vertraute Microsoft-Tools eingebettet.
  • Mit strukturierten Daten verbunden: Ergebnisse bleiben konsistent für nachgelagerte Workflows und Compliance-Prozesse.

Warum das für IT-Admins wichtig ist

Diese Funktion adressiert einen häufigen Schwachpunkt: inkonsistente Dokumentenerstellung über Abteilungen hinweg. Anstatt sich auf manuelles Kopieren und Einfügen, ad hoc erstellte Vorlagen oder KI-Tools von Drittanbietern zu verlassen, können Organisationen hochwertige Dokument-Workflows innerhalb von Microsoft 365 standardisieren.

Für Administratoren gehören zu den größten Vorteilen:

  • Weniger Dokumentenwildwuchs an nicht verwalteten Speicherorten
  • Höhere Konsistenz bei geschäftskritischen Dokumenten
  • Verbesserte Governance durch Speicherung und Kennzeichnung in SharePoint
  • Geringere Abhängigkeit von kundenspezifischen Workflows oder externen Tools

Typische Anwendungsfälle sind:

  • HR: Angebots-/Vertragsschreiben, Onboarding-Unterlagen, Mitteilungen zu Benefits
  • Legal und Compliance: Vereinbarungen, Verträge, Audit-Berichte
  • Operations: Projektberichte, Leistungsbeschreibungen, standardisierte Deliverables

Lizenzierung und Preview-Details

Microsoft weist darauf hin, dass zum Erstellen von Formularen und Workflows eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich ist, Endbenutzer jedoch Copilot nicht benötigen, um Dokumente aus einer bestehenden Vorlage zu generieren.

Die Funktion ist für Tenants verfügbar, die an der AI in SharePoint public preview teilnehmen.

Nächste Schritte

IT-Admins und SharePoint-Administratoren sollten:

  • Die Microsoft Learn-Dokumentation zu unterstützten Preview-Szenarien prüfen
  • Die AI in SharePoint public preview für ihren Tenant aktivieren, falls dies noch nicht geschehen ist
  • Wiederholbare Dokumentprozesse identifizieren, die von vorlagenbasierter Generierung profitieren könnten
  • Governance-, Aufbewahrungs- und Sensitivity Labeling-Verhalten in Testbibliotheken validieren
  • Feedback von Fachbereichen einholen, bevor ein breiterer Rollout erfolgt

Diese Preview markiert einen praktischen Schritt hin zu stärker strukturierten, automatisierten Dokument-Workflows in Microsoft 365 – insbesondere für Organisationen, die bereits auf SharePoint und Word standardisieren.

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