AI in SharePoint: Public Preview mit neuen Governance-Tools

Einführung: warum das wichtig ist

SharePoint bleibt für viele Microsoft 365-Tenants das Content-Rückgrat – und wird zunehmend zur Grounding-Schicht für Copilot- und Agent-Erlebnisse. Microsofts neueste Updates verschieben SharePoint in Richtung eines „Intent-to-Solution“-Workflows (mit natürlicher Sprache erstellen statt nur über Konfigurationsoberflächen), während zugleich Governance-Kontrollen in den Vordergrund rücken, die Admins für eine sichere AI-Einführung benötigen.

Was ist neu

1) AI in SharePoint (Public Preview): von der Absicht zur funktionierenden Lösung

AI in SharePoint ist als Multi-Turn-, kollaboratives Erlebnis positioniert, das SharePoint-Assets auf Basis natürlichsprachlicher Prompts planen, erstellen und weiterentwickeln kann.

Zentrale Funktionen (Rollout ab jetzt bis in die nächsten Wochen):

• Seiten (jetzt in Preview verfügbar): Inhalte direkt auf der Canvas entwerfen/überarbeiten – Tonalität anpassen, Zusammenfassungen erzeugen, Abschnitte neu organisieren und ausgefeiltere Seitenlayouts erstellen.
• Bibliotheken (jetzt in Preview verfügbar): „Intelligent libraries“, die AI-gestützte Skills nutzen, um Metadaten zu extrahieren/anzuwenden, Spalten zu verfeinern und Inhalte ohne manuelles Tagging zu organisieren. Diese Metadaten können zudem native SharePoint workflows im Kontext antreiben.
• Listen (Rollout in Preview): Listen konversationell erstellen und verwalten – aus Dateien befüllen, Schemas weiterentwickeln, Elemente bearbeiten, Ansichten formatieren, Formulare erstellen und Fragen stellen, die auf Listendaten geerdet sind.
• Sites (Preview Ende März): Die Lösung beschreiben und SharePoint schlägt einen strukturierten Plan über Site-Struktur, Seiten, Listen, Bibliotheken und Startinhalte hinweg vor und iteriert dann mit Ihnen vor der Erstellung.
• Strukturierte Dokumente (Preview im März): Felder aus einer Word-Dokumentvorlage erkennen; Nutzer füllen ein Formular aus und SharePoint generiert konsistente strukturierte Dokumente, die an Standards ausgerichtet sind.

Microsoft merkte außerdem an, dass die erweiterte Preview im initialen Rollout auf Anthropic Claude basiert, was je nach Standort ein Tenant-Opt-in für Anthropic als Sub-Processor erfordern kann.

2) Knowledge Agent heißt jetzt „AI in SharePoint“

Was zuvor die Knowledge Agent Public Preview war, ist nun nativ als AI in SharePoint integriert, innerhalb der Microsoft 365 Copilot license enthalten und wird über einen Floating Action Button mit kontextabhängigen Vorschlägen bereitgestellt.

3) Neues SharePoint-Erlebnis + erweiterte Content-Governance

Microsoft überarbeitet SharePoints UX und Navigation, organisiert rund um drei gängige Szenarien: Neues entdecken, Inhalte veröffentlichen und Lösungen erstellen. Parallel rollt Microsoft Governance- und Abrechnungsupdates über Microsoft 365 Copilot, SharePoint Admin Center und Microsoft 365 Backup via tenant-level Public Preview aus (mit weiteren Funktionen in den folgenden Wochen).

Auswirkungen für IT-Admins und Nutzer

• Schnellere Bereitstellung von Lösungen: Power User und Site Owner können nutzbare Sites/Seiten/Listen/Bibliotheken mit weniger Schritten – und weniger spezialisiertem SharePoint-Wissen – erstellen.
• Höhere Governance-Anforderungen: AI-generierte Content-Strukturen und Metadaten verstärken sowohl die Vorteile (Suche, Automatisierung, Copilot Grounding) als auch die Risiken (Oversharing, inkonsistente Taxonomie, Retention-Lücken), wenn Governance nicht vorbereitet ist.
• Compliance-/Vendor-Review erforderlich: Die Sub-Processor-Anforderung für Anthropic kann regulierte Tenants betreffen und die Einführung verlangsamen, wenn Procurement-/Privacy-Reviews nicht abgeschlossen sind.

Action Items / nächste Schritte

1. Teilnahme an der Preview festlegen: Falls Sie noch nicht in die AI in SharePoint Public Preview optiert haben, prüfen Sie die Aktivierung in einem Pilot-Tenant/-Gruppe.
2. Sub-Processor-Anforderungen prüfen: Bestätigen Sie, ob Sie in Anthropic-Processing optieren müssen, und stimmen Sie sich mit Legal/Compliance ab.
3. Guardrails für die Informationsarchitektur vorbereiten: Metadatenstandards, Bibliotheks-Patterns und Regeln für Site-Provisioning definieren – antizipieren Sie kommende „custom skills“ als durchsetzbare Guardrails.
4. Admin Center-Updates beobachten: Verfolgen Sie die neuen Governance-/Abrechnungserlebnisse im SharePoint Admin Center sowie Copilot-bezogene Settings, während sie ausgerollt werden.