Microsoft 365 Archive i Preservica dla SharePoint

Wprowadzenie: archiwizacja to za mało w erze AI

Organizacje przechowują zawartość SharePoint przez dekady — ukończone witryny projektowe, starsze rekordy, dokumentację infrastruktury, artefakty związane z nadzorem i nie tylko. Choć archiwizacja pomaga obniżyć koszty przechowywania i uporządkować SharePoint, nie rozwiązuje automatycznie narastającego ryzyka: czytelności w przyszłości. Format plików z czasem się starzeje (albo znika oprogramowanie potrzebne do ich otwierania), a to może zamienić przechowywaną zawartość w niedostępne dane — tworząc ryzyko związane ze zgodnością, prawem i działalnością operacyjną.

Microsoft zwraca uwagę na nowe podejście typu „better together”: Microsoft 365 Archive plus Preservica Active Digital Preservation, dostarczane za pośrednictwem integracji Preserve365 firmy Preservica.

Co nowego: Microsoft 365 Archive + Preservica Preserve365

Microsoft 365 Archive zapewnia natywną możliwość przenoszenia nieaktywnych witryn SharePoint do bezpiecznej, niskokosztowej warstwy przechowywania przy zachowaniu struktury witryny i umożliwieniu pełnego przywrócenia w razie potrzeby. Wbudowana integracja Preservica rozszerza to o funkcje aktywnej ochrony zaprojektowane z myślą o przechowywaniu przez wiele dekad.

Najważniejsze możliwości wskazane w ogłoszeniu obejmują:

• Zintegrowany przepływ pracy archiwizacji i ochrony: Rozpoczynanie archiwizacji i ochrony z poziomu zintegrowanego środowiska użytkownika SharePoint (za pośrednictwem Preserve365).
• Automatyczna konwersja formatów dla długoterminowej czytelności: Konwersja plików do zaufanych, czytelnych formatów — z obsługą ponad 1 000 typów plików spoza Microsoft, w tym złożonych zasobów, takich jak AV, CAD, GIS oraz zawartość witryn internetowych.
• Mechanizmy autentyczności i integralności: Mechanizmy ochrony umożliwiające wykrycie manipulacji oraz pełne ścieżki audytu wspierające wymagania dotyczące nadzoru i materiału dowodowego.
• Natychmiastowy dostęp bez przywracania/pobierania: Użytkownicy biznesowi mogą odnajdywać i przeglądać zachowaną zawartość za pomocą wyszukiwania SharePoint — bez konieczności przywracania zarchiwizowanej witryny przez administratorów lub ręcznego pobierania plików.
• Centralne śledzenie i przywracanie: Dalsze zarządzanie zarchiwizowanymi witrynami za pośrednictwem środowiska administracyjnego Microsoft 365 Archive, w tym z opcjami pełnego przywracania.

Dlaczego administratorzy IT powinni zwrócić na to uwagę

Dla administratorów Microsoft 365 i SharePoint największą zmianą jest nacisk na długoterminową dostępność, a nie tylko przechowywanie. Wiele organizacji posiada zawartość w formatach już uznawanych za przestarzałe (np. starsze formaty multimedialne lub wyspecjalizowane pliki projektowe). Jeśli zespoły nie mogą szybko odnaleźć i otworzyć tych zasobów po latach, zasady retencji mogą być technicznie spełnione, podczas gdy wymagania biznesowe — już nie.

Ta integracja jest szczególnie istotna dla:

• Branż regulowanych, które potrzebują retencji klasy dowodowej i możliwości audytu
• Organizacji z obszaru inżynierii, budownictwa i sektora publicznego posiadających długowieczne zasoby CAD/GIS/media
• Przedsiębiorstw planujących wykorzystanie repozytoriów historycznych do odkrywania informacji i uzyskiwania wglądu z użyciem AI

Działania do podjęcia / kolejne kroki

• Zinwentaryzuj wartościowe witryny SharePoint, które prawdopodobnie będą przechowywane przez dekady, i wskaż miejsca, w których występują niestandardowe lub złożone formaty plików.
• Zweryfikuj podejście do retencji a czytelności: Ustal, czy obecna strategia archiwizacji zapewnia użyteczność w przyszłości (a nie tylko przechowywanie).
• Oceń Preserve365 z Microsoft 365 Archive dla obciążeń, w których przestarzałość formatów i integralność materiału dowodowego są kluczowymi wymaganiami.
• Jeśli chcesz zobaczyć produkt w praktyce, Microsoft i Preservica wspomniały również o wspólnym webinarze demonstracyjnym prezentującym integrację.