SharePoint: generowanie dokumentów z formularzy AI

Wprowadzenie

Microsoft rozszerza możliwości zarządzania dokumentami w SharePoint o nową funkcję w wersji preview: strukturalne generowanie dokumentów z formularzy. Dla zespołów IT i właścicieli procesów biznesowych ma to znaczenie, ponieważ oferuje niewymagający kodowania sposób na standaryzację tworzenia dokumentów w typowych scenariuszach, takich jak umowy, pisma HR, raporty i dokumentacja zgodności — przy jednoczesnym zachowaniu nadzoru nad wszystkim w ramach Microsoft 365.

Co nowego

Ta wersja preview umożliwia organizacjom generowanie strukturalnych dokumentów bezpośrednio na podstawie przesłanych formularzy.

Kluczowe możliwości

• Tworzenie szablonów dokumentów opartych na formularzach w celu zbierania spójnych danych wejściowych.
• Korzystanie z konfiguracji szablonów wspomaganej przez AI w Word do wykrywania pól i budowania formularzy wielokrotnego użytku bez potrzeby niestandardowego programowania.
• Automatyczne generowanie dokumentów z przesłanych danych formularza przy zachowaniu zatwierdzonej struktury, formatowania i wymaganej treści.
• Udostępnianie linków do formularzy wewnętrznie tak, aby pracownicy mogli przesyłać dane i uruchamiać tworzenie dokumentów.
• Natywne przechowywanie dokumentów w SharePoint z obsługą istniejących uprawnień, metadanych, zasad retencji i etykiet poufności.

Natywna integracja z Microsoft 365

• Przechowywanie w SharePoint: Dokumenty pozostają w ramach istniejących granic zarządzania treścią i nadzoru.
• Integracja z Word: Tworzenie szablonów i generowanie dokumentów są wbudowane w znane narzędzia Microsoft.
• Połączenie z danymi strukturalnymi: Wyniki zachowują spójność na potrzeby dalszych przepływów pracy i procesów zgodności.

Dlaczego to ważne dla administratorów IT

Ta funkcja odpowiada na powszechny problem: niespójne tworzenie dokumentów między działami. Zamiast polegać na ręcznym kopiowaniu i wklejaniu, doraźnych szablonach lub narzędziach AI innych firm, organizacje mogą standaryzować kluczowe przepływy pracy związane z dokumentami w ramach Microsoft 365.

Dla administratorów najważniejsze korzyści obejmują:

• Ograniczenie rozproszenia dokumentów w niezarządzanych lokalizacjach
• Lepszą spójność dokumentów o krytycznym znaczeniu dla biznesu
• Lepszy nadzór dzięki przechowywaniu i etykietowaniu w SharePoint
• Mniejszą zależność od niestandardowych przepływów pracy lub zewnętrznych narzędzi

Typowe przypadki użycia obejmują:

• HR: Listy ofertowe, pakiety onboardingowe, powiadomienia o świadczeniach
• Dział prawny i zgodność: Porozumienia, umowy, raporty audytowe
• Operacje: Raporty projektowe, statement of work, standaryzowane materiały wynikowe

Szczegóły licencjonowania i wersji preview

Microsoft zaznacza, że do tworzenia formularzy i przepływów pracy wymagana jest licencja Microsoft 365 Copilot, ale użytkownicy końcowi nie potrzebują Copilot, aby generować dokumenty z istniejącego szablonu.

Funkcja jest dostępna dla dzierżaw uczestniczących w AI in SharePoint public preview.

Kolejne kroki

Administratorzy IT i administratorzy SharePoint powinni:

• Zapoznać się z dokumentacją Microsoft Learn dotyczącą obsługiwanych scenariuszy wersji preview
• Włączyć AI in SharePoint public preview dla swojej dzierżawy, jeśli nie zostało jeszcze włączone
• Zidentyfikować powtarzalne procesy dokumentowe, które mogłyby skorzystać na generowaniu z szablonów
• Zweryfikować działanie nadzoru, retencji i etykiet poufności w bibliotekach testowych
• Zebrać opinie od zespołów biznesowych przed szerszym wdrożeniem

Ta wersja preview sygnalizuje praktyczny krok w kierunku bardziej ustrukturyzowanych, zautomatyzowanych przepływów pracy z dokumentami w Microsoft 365 — szczególnie dla organizacji, które już standaryzują swoje środowisko w oparciu o SharePoint i Word.