Microsoft 365 Archive en Preservica voor SharePoint

Introductie: Archiveren is niet genoeg in het AI-tijdperk

Organisaties bewaren SharePoint-content tientallen jaren—afgeronde projectsites, historische records, infrastructuurdocumentatie, governance-artifacten en meer. Hoewel archiveren helpt om opslagkosten te verlagen en SharePoint op te schonen, lost het niet automatisch een groeiend risico op: toekomstige leesbaarheid. Bestandsindelingen raken verouderd (of de software om ze te openen verdwijnt), en dat kan bewaarde content veranderen in ontoegankelijke data—met risico’s op het gebied van compliance, juridische zaken en bedrijfsvoering.

Microsoft benadrukt een nieuwe “better together”-aanpak: Microsoft 365 Archive plus Preservica Active Digital Preservation, geleverd via Preservica’s Preserve365-integratie.

Wat is er nieuw: Microsoft 365 Archive + Preservica Preserve365

Microsoft 365 Archive biedt een native mogelijkheid om inactieve SharePoint-sites naar voordelige, beveiligde opslag te verplaatsen, terwijl de sitestructuur behouden blijft en volledige restore mogelijk is wanneer dat nodig is. Preservica’s ingebedde integratie breidt dit uit met active preservation-mogelijkheden die zijn ontworpen voor retentie over meerdere decennia.

Belangrijke mogelijkheden die in de aankondiging worden genoemd, zijn onder meer:

• Geïntegreerde workflow voor archivering en preservatie: Start archivering en preservatie vanuit een geïntegreerde SharePoint-gebruikerservaring (via Preserve365).
• Automatische indelingsconversie voor leesbaarheid op lange termijn: Converteer bestanden naar vertrouwde, leesbare indelingen—met ondersteuning voor meer dan 1.000 niet-Microsoft-bestandstypen, waaronder complexe assets zoals AV, CAD, GIS en websitecontent.
• Authenticiteits- en integriteitscontroles: Manipulatiebestendige preservation-mechanismen en volledige audit trails ter ondersteuning van governance- en bewijsvereisten.
• Directe toegang zonder restore/download: Gebruikers kunnen bewaarde content vinden en bekijken via SharePoint search—zonder dat admins een gearchiveerde site hoeven te herstellen of bestanden handmatig hoeven op te halen.
• Centrale tracking en restore: Blijf gearchiveerde sites beheren via de Microsoft 365 Archive admin experience, inclusief opties voor volledige restore.

Waarom IT-beheerders dit belangrijk moeten vinden

Voor Microsoft 365- en SharePoint-beheerders is de grootste verschuiving de focus op langdurige toegankelijkheid, niet alleen op retentie. Veel organisaties bewaren content in indelingen die al als verouderd worden beschouwd (bijvoorbeeld historische media-indelingen of gespecialiseerde projectbestanden). Als teams die artefacten jaren later niet snel kunnen vinden en openen, kan het zijn dat retentiebeleid technisch wordt nageleefd terwijl niet aan de bedrijfsvereisten wordt voldaan.

Deze integratie is vooral relevant voor:

• Gereguleerde sectoren die retention op bewijsniveau en controleerbaarheid nodig hebben
• Organisaties in engineering, bouw en de publieke sector met langlevende CAD/GIS/media-assets
• Enterprises die van plan zijn historische repositories te gebruiken voor AI-gedreven discovery en inzichten

Actiepunten / volgende stappen

• Inventariseer SharePoint-sites met hoge waarde die waarschijnlijk tientallen jaren worden bewaard en identificeer waar niet-standaard of complexe bestandsindelingen voorkomen.
• Valideer uw retentie- versus leesbaarheidspositie: Bepaal of uw huidige archiefstrategie toekomstige bruikbaarheid waarborgt (niet alleen opslag).
• Evalueer Preserve365 met Microsoft 365 Archive voor workloads waarbij veroudering van bestandsindelingen en bewijsbare integriteit belangrijke vereisten zijn.
• Als u een productdemonstratie wilt, verwezen Microsoft en Preservica ook naar een gezamenlijk demo-webinar waarin de integratie wordt getoond.