Microsoft 365 ArchiveとPreservicaでSharePoint長期保存

はじめに: AI時代はアーカイブだけでは不十分

組織は、完了済みのプロジェクトサイト、過去の記録、インフラ文書、ガバナンス関連成果物など、SharePointコンテンツを数十年単位で保持しています。アーカイブは、ストレージコストの削減やSharePointの整理に役立ちますが、増大するリスクを自動的に解決するわけではありません。それが 将来にわたる可読性 です。ファイル形式は時間とともに陳腐化し（あるいはそれを開くソフトウェアが失われ）、保持しているコンテンツがアクセス不能なデータへと変わる可能性があります。これはコンプライアンス、法務、運用上のリスクにつながります。

Microsoftは、新たな「better together」アプローチとして、Microsoft 365 Archive plus Preservica Active Digital Preservation を、Preservicaの Preserve365 統合を通じて紹介しています。

新機能: Microsoft 365 Archive + Preservica Preserve365

Microsoft 365 Archiveは、非アクティブなSharePointサイトを低コストかつ安全なストレージに移動し、サイト構造を保持したまま、必要に応じて完全に復元できるネイティブ機能を提供します。Preservicaの組み込み統合はこれを拡張し、数十年単位の保持を想定したアクティブ保存機能を追加します。

発表で挙げられている主な機能は次のとおりです。

• 統合されたアーカイブおよび保存ワークフロー: SharePointの統合ユーザーエクスペリエンス内から、アーカイブと保存を開始できます（Preserve365経由）。
• 長期的な可読性のための自動フォーマット変換: ファイルを信頼できる読み取り可能な形式に変換し、1,000種類以上のMicrosoft以外のファイル形式 に対応します。これには、AV、CAD、GIS、Webサイトコンテンツ などの複雑なアセットも含まれます。
• 真正性と完全性の管理: 改ざん検知型の保存メカニズムと 完全な監査証跡 により、ガバナンスおよび証拠性の要件を支援します。
• 復元やダウンロードなしの即時アクセス: 業務ユーザーは、SharePoint search を通じて保存済みコンテンツを検索・閲覧でき、管理者がアーカイブサイトを復元したりファイルを手動で取り出したりする必要はありません。
• 一元的な追跡と復元: Microsoft 365 Archive admin experience を通じてアーカイブ済みサイトの管理を継続でき、完全復元オプションも利用できます。

IT管理者が注目すべき理由

Microsoft 365およびSharePoint管理者にとって最大の変化は、単なる保持ではなく、長期的なアクセス性 に焦点が移っている点です。多くの組織は、すでに陳腐化したとみなされる形式（たとえば旧式のメディア形式や特殊なプロジェクトファイル）でコンテンツを保有しています。数年後にチームがそれらを迅速に見つけて開けない場合、保持ポリシーは技術的には満たしていても、業務要件は満たせない可能性があります。

この統合が特に有効なのは、次のようなケースです。

• 証拠能力のある保持と監査可能性が求められる規制業界
• 長期利用されるCAD/GIS/メディア資産を扱うエンジニアリング、建設、公共部門の組織
• AI-driven discovery and insights のために履歴リポジトリを活用する計画のある企業

アクション項目 / 次のステップ

• 数十年単位で保持する可能性が高い 価値の高いSharePointサイトを棚卸し し、標準外または複雑なファイル形式がどこに存在するかを特定する。
• 保持と可読性の現状を検証 する: 現在のアーカイブ戦略が、単なる保存ではなく将来的な利用可能性まで確保しているかを確認する。
• ファイル形式の陳腐化や証拠性の完全性が重要要件となるワークロードでは、Microsoft 365 Archiveと組み合わせたPreserve365 を評価する。
• 製品の詳細を確認したい場合は、MicrosoftとPreservicaが統合を紹介する 共同デモウェビナー にも言及しています。