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Microsoft 365 Archive e Preservica per SharePoint

3 min di lettura

Riepilogo

Microsoft punta su un approccio “better together” che combina Microsoft 365 Archive con Preservica Preserve365 per SharePoint, unendo l’archiviazione a basso costo dei siti inattivi con funzionalità di preservazione digitale attiva per retention di lungo periodo. La novità è importante perché non affronta solo il costo e l’ordine nei tenant SharePoint, ma anche il rischio che file e contenuti diventino illeggibili nel tempo, con impatti su compliance, aspetti legali e continuità operativa.

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Introduzione: archiviare non basta nell’era dell’AI

Le organizzazioni conservano contenuti SharePoint per decenni: siti di progetto completati, record legacy, documentazione infrastrutturale, artefatti di governance e altro. Sebbene l’archiviazione aiuti a ridurre i costi di storage e a “ripulire” SharePoint, non risolve automaticamente un rischio in crescita: la leggibilità futura. I formati file invecchiano (o scompare il software per aprirli) e questo può trasformare contenuti conservati in dati inaccessibili, creando esposizione su compliance, aspetti legali e operatività.

Microsoft sta evidenziando un nuovo approccio “better together”: Microsoft 365 Archive più Preservica Active Digital Preservation, erogato tramite l’integrazione Preserve365 di Preservica.

Cosa c’è di nuovo: Microsoft 365 Archive + Preservica Preserve365

Microsoft 365 Archive offre una funzionalità nativa per spostare i siti SharePoint inattivi in storage sicuro a basso costo, preservando la struttura del sito e abilitando il ripristino completo quando necessario. L’integrazione incorporata di Preservica estende questo scenario aggiungendo funzionalità di preservazione attiva progettate per retention multi-decennale.

Le principali funzionalità citate nell’annuncio includono:

  • Workflow integrato di archiviazione e preservazione: avvio di archiviazione e preservazione da un’esperienza utente SharePoint integrata (tramite Preserve365).
  • Conversione automatica dei formati per la leggibilità a lungo termine: conversione dei file in formati affidabili e leggibili, con supporto per 1.000+ tipi di file non Microsoft, inclusi asset complessi come AV, CAD, GIS e contenuti di siti web.
  • Controlli di autenticità e integrità: meccanismi di preservazione anti-manomissione e audit trail completi per supportare requisiti di governance e valenza probatoria.
  • Accesso immediato senza restore/download: gli utenti business possono individuare e visualizzare contenuti preservati tramite la ricerca di SharePoint, senza dover richiedere agli admin il ripristino di un sito archiviato o il recupero manuale dei file.
  • Tracciamento centralizzato e ripristino: gestione continuativa dei siti archiviati tramite la Microsoft 365 Archive admin experience, incluse opzioni di ripristino completo.

Perché gli admin IT dovrebbero interessarsene

Per gli amministratori di Microsoft 365 e SharePoint, il cambiamento principale è l’attenzione sull’accessibilità a lungo termine, non solo sulla retention. Molte organizzazioni conservano contenuti in formati già considerati obsoleti (ad esempio formati media legacy o file di progetto specialistici). Se i team non riescono a localizzare e aprire rapidamente questi artefatti anni dopo, le policy di retention possono essere tecnicamente rispettate mentre i requisiti di business non lo sono.

Questa integrazione è particolarmente rilevante per:

  • Settori regolamentati che richiedono retention con valenza probatoria e auditabilità
  • Organizzazioni di ingegneria, costruzioni e settore pubblico con asset CAD/GIS/media a ciclo di vita lungo
  • Enterprise che intendono usare repository storici per AI-driven discovery and insights

Azioni / prossimi passi

  • Inventariare i siti SharePoint ad alto valore che probabilmente verranno conservati per decenni e identificare dove esistono formati file non standard o complessi.
  • Validare la postura retention vs. leggibilità: determinare se l’attuale strategia di archiviazione garantisce l’usabilità futura (non solo lo storage).
  • Valutare Preserve365 con Microsoft 365 Archive per workload in cui l’obsolescenza dei formati e l’integrità probatoria sono requisiti chiave.
  • Se desideri una panoramica del prodotto, Microsoft e Preservica hanno anche citato un joint demo webinar che mostra l’integrazione.

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Leggi l'articolo originale di MichaelHolste
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