Microsoft 365 Archive: Preservica für SharePoint-Archivierung

Einführung: Archivierung reicht im AI-Zeitalter nicht aus

Organisationen bewahren SharePoint-Inhalte über Jahrzehnte auf—abgeschlossene Projekt-Sites, Legacy-Records, Infrastruktur-Dokumentation, Governance-Artefakte und mehr. Archivierung hilft zwar, Speicherkosten zu senken und SharePoint zu entlasten, löst aber nicht automatisch ein wachsendes Risiko: zukünftige Lesbarkeit. Dateiformate altern (oder die Software zum Öffnen verschwindet), und das kann aufbewahrte Inhalte in unzugängliche Daten verwandeln—mit Compliance-, Rechts- und Betriebsrisiken.

Microsoft hebt einen neuen „better together“-Ansatz hervor: Microsoft 365 Archive plus Preservica Active Digital Preservation, bereitgestellt über Preservicas Preserve365-Integration.

Was ist neu: Microsoft 365 Archive + Preservica Preserve365

Microsoft 365 Archive bietet eine native Möglichkeit, inaktive SharePoint-Sites in kostengünstigen, sicheren Storage zu verschieben, dabei die Site-Struktur zu erhalten und bei Bedarf eine vollständige Wiederherstellung zu ermöglichen. Preservicas eingebettete Integration erweitert dies um aktive Preservation-Funktionen, die für Aufbewahrung über mehrere Jahrzehnte ausgelegt sind.

Wichtige in der Ankündigung genannte Funktionen sind:

• Integrierter Archivierungs- und Preservation-Workflow: Archivierung und Preservation aus einer integrierten SharePoint-Benutzeroberfläche heraus starten (über Preserve365).
• Automatische Formatkonvertierung für langfristige Lesbarkeit: Dateien in vertrauenswürdige, lesbare Formate konvertieren—unterstützt 1.000+ nicht von Microsoft stammende Dateitypen, einschließlich komplexer Assets wie AV, CAD, GIS und Website-Inhalte.
• Kontrollen für Authentizität und Integrität: Manipulationsnachweisende Preservation-Mechanismen und vollständige Audit-Trails zur Unterstützung von Governance- und Nachweisanforderungen.
• Sofortiger Zugriff ohne Restore/Download: Fachanwender können preservierte Inhalte über die SharePoint-Suche finden und anzeigen—ohne dass Admins eine archivierte Site wiederherstellen oder Dateien manuell abrufen müssen.
• Zentrales Tracking und Wiederherstellung: Archivierte Sites weiterhin über die Microsoft 365 Archive Admin Experience verwalten, einschließlich vollständiger Wiederherstellungsoptionen.

Warum IT-Admins das interessieren sollte

Für Microsoft 365- und SharePoint-Administratoren liegt der größte Wandel im Fokus auf langfristiger Zugänglichkeit, nicht nur auf Retention. Viele Organisationen halten Inhalte in Formaten vor, die bereits als obsolet gelten (z. B. Legacy-Medienformate oder spezialisierte Projektdateien). Wenn Teams diese Artefakte Jahre später nicht schnell finden und öffnen können, können Retention Policies zwar technisch erfüllt sein, die geschäftlichen Anforderungen jedoch nicht.

Diese Integration ist besonders relevant für:

• Regulierte Branchen, die beweiskräftige Retention und Auditierbarkeit benötigen
• Engineering-, Bau- und Public-Sector-Organisationen mit langlebigen CAD/GIS/Media-Assets
• Unternehmen, die historische Repositories für AI-getriebene Discovery und Insights nutzen wollen

Action Items / nächste Schritte

• Inventarisieren Sie hochwertige SharePoint-Sites, die voraussichtlich über Jahrzehnte aufbewahrt werden, und identifizieren Sie Bereiche mit nicht standardisierten oder komplexen Dateiformaten.
• Validieren Sie Ihre Retention- vs. Readability-Position: Ermitteln Sie, ob Ihre aktuelle Archivstrategie die zukünftige Nutzbarkeit sicherstellt (nicht nur die Speicherung).
• Evaluieren Sie Preserve365 mit Microsoft 365 Archive für Workloads, bei denen Format-Obsoleszenz und beweiskräftige Integrität zentrale Anforderungen sind.
• Wenn Sie einen Produkt-Walkthrough wünschen, verwiesen Microsoft und Preservica außerdem auf ein gemeinsames Demo-Webinar, das die Integration zeigt.