Автоматизация SharePoint: Workflows, Quick Steps и Forms

Введение: почему это важно

От бизнес-процессов в Microsoft 365 всё чаще ожидают скорости, аудируемости и простоты развития — без необходимости превращать каждую команду в экспертов Power Automate. Последние обновления автоматизации SharePoint от Microsoft нацелены на снижение трения за счёт встраивания автоматизации прямо в контентные сценарии SharePoint (файлы, списки и библиотеки) и выравнивания опыта с Teams. Для IT-администраторов это означает больше самообслуживания в автоматизации при наличии защитных механизмов (guardrails) и более понятный путь к масштабированию управления (governance) по мере расширения AI-ориентированных возможностей.

Что нового

1) Единые Workflows в SharePoint и Teams

Microsoft обновляет опыт Workflows так, чтобы пользователи могли находить, создавать и управлять workflows прямо в контексте — независимо от того, работают ли они в библиотеке/списке SharePoint или в Teams.

Ключевые возможности:

• Единый, последовательный UI Workflows в SharePoint и в Teams Workflows app
• Шаблонные workflows, рассчитанные на типовые сценарии SharePoint, заранее учитывающие контекст сайта/списка/библиотеки
• Вариант создания с нуля с ручным выбором triggers/actions и возможностью дальше расширять сценарий в Power Automate

Доступность: начало февраля для пользователей SharePoint Targeted Release (а также через Teams Workflows app).

2) Управляемое создание workflows в стиле “Mad-Lib”

Вместо старта с пустого холста пользователи проходят структурированные подсказки, где значения по умолчанию с учётом контекста (сайты, библиотеки, списки) уже подставлены. Это сокращает время настройки и упрощает сопровождение автоматизаций — особенно для повторяющихся сценариев вроде проверок, уведомлений и последующих задач.

3) Quick steps: лёгкая автоматизация прямо в представлении таблицы

Quick steps добавляют кнопки действий в табличные представления списков/библиотек, чтобы запускать предопределённую логику для выбранных элементов — без custom code, JSON formatting или сложной конфигурации.

Примеры:

• Перемещение файлов в заранее заданную папку
• Составление письма пользователям из столбца Person/Group
• Обновление метаданных (столбцы choice/text)
• Перевод выбранных файлов на заранее заданный язык
• Показ/скрытие действий в зависимости от условий (status, metadata, content type)

Доступность: уже в Targeted Release; общая доступность в феврале для всех списков и библиотек.

4) Улучшения встроенных approvals

Approvals можно включить одним переключателем (без отдельного создания flow), и теперь они включают:

• Default approvers (задаются заранее)
• Упорядоченные, многоэтапные approvals для структурированной последовательности
• Отслеживание в контексте с видимостью в SharePoint и в Teams Approvals app

5) Forms для структурированного приёма (файлы + метаданные)

SharePoint Forms помогают стандартизировать отправки, собирая файлы и обязательные метаданные сразу, повышая надёжность дальнейшей автоматизации и governance. Forms могут направлять контент в нужную библиотеку/список с согласованными метаданными, чтобы workflows или approvals запускались автоматически.

Влияние на IT-администраторов

• Больше самообслуживания в автоматизации для бизнес-пользователей, снижая зависимость от центрального IT в типовых процессах.
• Governance становится важнее: шаблоны, quick steps и approvals могут быстро масштабироваться — стоит учитывать жизненный цикл, владение и аудит.
• Лучшая готовность к AI-сценариям: единообразный сбор метаданных и автоматизация в контексте поддерживают будущие сценарии Copilot/agent.

Рекомендуемые следующие шаги

• Уточните сроки развёртывания вместе с пользователями Targeted Release и подготовьте коммуникации/обучение для владельцев библиотек.
• Пересмотрите governance Power Automate и SharePoint (кто может создавать workflows/quick steps, политики окружений, DLP и контроль connector).
• Запустите пилот Quick steps в библиотеках с высоким объёмом (например, HR, Finance, Legal), где часто нужны повторяемые действия с метаданными и маршрутизация.
• Стандартизируйте приём через Forms, чтобы повысить качество метаданных перед расширением автоматизации workflows/approvals.