Automatización de SharePoint: workflows y Quick steps

Introducción: por qué esto importa

Cada vez se espera más que los procesos empresariales en Microsoft 365 sean rápidos, auditables y fáciles de evolucionar, sin requerir que todos los equipos se conviertan en expertos de Power Automate. Las últimas actualizaciones de automatización de SharePoint de Microsoft buscan reducir la fricción al integrar la automatización directamente en las experiencias de contenido de SharePoint (archivos, listas y bibliotecas) y alinearlas con Teams. Para los administradores de TI, esto significa más automatización de autoservicio con barreras de protección, y un camino más claro para escalar la gobernanza a medida que se expanden las experiencias impulsadas por IA.

Novedades

1) Workflows unificados en SharePoint y Teams

Microsoft está renovando la experiencia de Workflows para que los usuarios puedan descubrir, crear y administrar workflows directamente en contexto, ya sea que trabajen en una biblioteca/lista de SharePoint o en Teams.

Capacidades clave:

• Una única UI de Workflows, consistente en SharePoint y en la Teams Workflows app
• Workflows basados en plantillas diseñados para escenarios comunes de SharePoint, preconfigurados con conocimiento del contexto del sitio/lista/biblioteca
• Opción de crear desde cero para seleccionar desencadenadores/acciones manualmente, con la posibilidad de extenderse más en Power Automate

Disponibilidad: principios de febrero para usuarios de SharePoint Targeted Release (y a través de la Teams Workflows app).

2) Creación guiada de workflows estilo “Mad-Lib”

En lugar de comenzar con un lienzo en blanco, se guía a los usuarios mediante indicaciones estructuradas con valores predeterminados sensibles al contexto (sitios, bibliotecas, listas) ya completados. Esto reduce el tiempo de configuración y hace que las automatizaciones sean más fáciles de mantener, especialmente en escenarios recurrentes como revisiones, notificaciones y tareas de seguimiento.

3) Quick steps: automatización ligera directamente en la vista de cuadrícula

Quick steps agregan botones de acción a las vistas de cuadrícula de listas/bibliotecas para ejecutar lógica predefinida sobre elementos seleccionados, sin código personalizado, formato JSON ni configuración compleja.

Ejemplos:

• Mover archivos a una carpeta predefinida
• Redactar un correo electrónico a usuarios en una columna Person/Group
• Actualizar metadatos (columnas choice/text)
• Traducir archivos seleccionados a un idioma preestablecido
• Mostrar/ocultar acciones según condiciones (estado, metadatos, tipo de contenido)

Disponibilidad: Targeted Release ahora; disponibilidad general en febrero en todas las listas y bibliotecas.

4) Mejoras en las aprobaciones integradas

Las aprobaciones se pueden habilitar con un solo interruptor (sin crear un flow por separado) y ahora incluyen:

• Aprobadores predeterminados (configurados desde el inicio)
• Aprobaciones ordenadas, en varias etapas para una secuenciación estructurada
• Seguimiento en contexto con visibilidad en SharePoint y en la Teams Approvals app

5) Forms para una recepción estructurada (archivos + metadatos)

SharePoint Forms ayuda a estandarizar los envíos al recopilar archivos y metadatos obligatorios desde el inicio, mejorando la confiabilidad de la automatización posterior y la gobernanza. Forms puede enrutar el contenido a la biblioteca/lista correcta con metadatos consistentes para desencadenar workflows o aprobaciones automáticamente.

Impacto para los administradores de TI

• Más automatización de autoservicio para usuarios de negocio, reduciendo la dependencia de TI central para procesos comunes.
• La gobernanza se vuelve más importante: las plantillas, quick steps y aprobaciones pueden multiplicarse rápidamente; considere el ciclo de vida, la propiedad y la auditoría.
• Mejor preparación para experiencias de IA: una captura consistente de metadatos y la automatización en contexto respaldan futuros escenarios de Copilot/agentes.

Próximos pasos recomendados

• Validar el calendario de implementación con usuarios de Targeted Release y preparar comunicaciones/capacitación para los propietarios de bibliotecas.
• Revisar la gobernanza de Power Automate y SharePoint (quién puede crear workflows/quick steps, políticas de entorno, DLP y controles de conectores).
• Realizar un piloto de Quick steps en bibliotecas de alto volumen (p. ej., RR. HH., Finanzas, Legal) donde son comunes las acciones repetibles de metadatos y el enrutamiento.
• Estandarizar la recepción con Forms para mejorar la calidad de los metadatos antes de ampliar la automatización de workflows/aprobaciones.