SharePoint: vista previa de documentos con formularios
Resumen
Microsoft ha lanzado en vista previa una nueva función de SharePoint que permite generar documentos estructurados a partir de formularios, usando plantillas en Word con configuración asistida por IA y sin necesidad de desarrollo personalizado. Esto importa porque ayuda a las organizaciones a estandarizar procesos como contratos, cartas de RR. HH. o registros de cumplimiento, manteniendo los documentos almacenados y gobernados de forma nativa en Microsoft 365 con permisos, metadatos y políticas de retención.
Resumen de audio
Introducción
Microsoft está ampliando las capacidades de administración documental de SharePoint con una nueva funcionalidad en versión preliminar: generación de documentos estructurados con formularios. Para los equipos de TI y los responsables de procesos empresariales, esto es importante porque ofrece una forma sin código de estandarizar la creación de documentos para escenarios comunes como contratos, cartas de RR. HH., informes y registros de cumplimiento, manteniendo todo gobernado dentro de Microsoft 365.
Novedades
Esta versión preliminar permite a las organizaciones generar documentos estructurados directamente a partir de envíos de formularios.
Capacidades clave
- Crear plantillas de documentos respaldadas por formularios para recopilar datos de entrada coherentes.
- Usar configuración de plantillas asistida por AI en Word para detectar campos y crear formularios reutilizables sin desarrollo personalizado.
- Generar documentos automáticamente a partir de los datos enviados en formularios, conservando la estructura aprobada, el formato y el contenido requerido.
- Compartir vínculos de formularios internamente para que los empleados puedan enviar datos y desencadenar la creación de documentos.
- Almacenar documentos de forma nativa en SharePoint con compatibilidad para permisos existentes, metadatos, retención y etiquetado de confidencialidad.
Integración nativa con Microsoft 365
- Almacenados en SharePoint: Los documentos permanecen dentro de sus límites existentes de administración de contenido y gobernanza.
- Integrado con Word: La creación de plantillas y la generación de documentos están integradas en herramientas familiares de Microsoft.
- Conectado a datos estructurados: Los resultados mantienen la coherencia para flujos de trabajo posteriores y procesos de cumplimiento.
Por qué es importante para los administradores de TI
Esta funcionalidad aborda un problema habitual: la creación inconsistente de documentos entre departamentos. En lugar de depender de copiar y pegar manualmente, plantillas ad hoc o herramientas de AI de terceros, las organizaciones pueden estandarizar flujos de trabajo documentales de alto valor dentro de Microsoft 365.
Para los administradores, los principales beneficios incluyen:
- Reducción de la proliferación de documentos en ubicaciones no administradas
- Mayor coherencia en documentos críticos para la empresa
- Mejor gobernanza mediante almacenamiento y etiquetado en SharePoint
- Menor dependencia de flujos de trabajo personalizados o herramientas externas
Los casos de uso habituales incluyen:
- RR. HH.: Cartas de oferta, paquetes de incorporación, avisos de beneficios
- Legal y cumplimiento: Acuerdos, contratos, informes de auditoría
- Operaciones: Informes de proyectos, declaraciones de trabajo, entregables estandarizados
Licencias y detalles de la versión preliminar
Microsoft señala que se requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot para crear formularios y flujos de trabajo, pero los usuarios finales no necesitan Copilot para generar documentos a partir de una plantilla existente.
La funcionalidad está disponible para los tenants que participan en la versión preliminar pública de AI in SharePoint.
Próximos pasos
Los administradores de TI y administradores de SharePoint deberían:
- Revisar la documentación de Microsoft Learn para conocer los escenarios compatibles en versión preliminar
- Habilitar la versión preliminar pública de AI in SharePoint para su tenant si aún no está habilitada
- Identificar procesos documentales repetibles que podrían beneficiarse de la generación basada en plantillas
- Validar el comportamiento de gobernanza, retención y etiquetado de confidencialidad en bibliotecas de prueba
- Recopilar comentarios de los equipos empresariales antes de una implementación más amplia
Esta versión preliminar representa un paso práctico hacia flujos de trabajo documentales más estructurados y automatizados en Microsoft 365, especialmente para las organizaciones que ya están estandarizando en SharePoint y Word.
¿Necesita ayuda con SharePoint?
Nuestros expertos pueden ayudarle a implementar y optimizar sus soluciones Microsoft.
Hablar con un expertoManténgase actualizado sobre tecnologías Microsoft